Terugblik 2020

Corona

Het jaar 2020 stond in het teken van COVID-19, vanaf maart zijn de maatschappij en onze medewerkers geconfronteerd met de effecten van de pandemie. De Raad van Commissarissen heeft veel waardering voor de wendbaarheid en weerbaarheid die de organisatie heeft getoond. De impact van de pandemie op zowel het werk alsook de medewerkers zelf is groot. Immers, een bedrijf als Woonzorg met vele dagelijkse klantcontacten en een kwetsbare doelgroep, moest haar processen in een zeer korte periode aanpassen, passend bij de anderhalve meter samenleving en de thuiswerkmaatregelen. Ondanks dat is de organisatie erin geslaagd om de dienstverlening zo veel mogelijk door te zetten en tegelijkertijd ook invulling te geven aan de ontwikkelagenda.

De Raad is tevreden met de manier waarop Woonzorg zich als verhuurder, opdrachtgever én werkgever heeft opgesteld in de Coronacrisis. Daarbij stond de veiligheid van huurders en medewerkers voorop en zijn de cruciale processen ten behoeve van de bedrijfscontinuïteit geborgd. Door de Coronacrisis is de digitalisering van de organisatie in een stroomversnelling geraakt, waarbij medewerkers zich wendbaar toonden en processen veelal digitaal en op afstand doorgang kregen. Extra aandacht is er geweest voor de kwetsbaarheid van onze huurders vanuit de optiek van gezondheid en eenzaamheid. Er is intensief (telefonisch) contact gehouden met de meest kwetsbare groepen en er zijn diverse initiatieven gesteund of geïnitieerd gericht op het welzijn van onze huurders in deze moeilijke tijden. Daarnaast is er ook rekening gehouden met de economische gevolgen van de crisis. Voor zowel onze zakelijke- als particuliere huurders is specifiek maatwerk geboden in het geval dat een huurder in financiële problemen kwam. Daarbij heeft Woonzorg zo goed mogelijk haar maatschappelijk verantwoordelijke gezicht laten zien.

Strategie, beleidsontwikkeling en -uitvoering

In 2019 en de eerste maanden van 2020 is de Raad betrokken geweest bij het opstellen van de midterm review op het ondernemingsplan. De midterm review leidt in hoofdlijnen tot een bevestiging van de eerder geformuleerde strategie. Het accent voor de komende jaren komt echter nog sterker te liggen op de uitbreiding van de portefeuille, de implementatie van de woonformules en de ontwikkeling naar een eigentijds en efficiënte organisatie. Daarnaast wil Woonzorg Nederland het aanbod voor mensen met een middeninkomen vergroten en beleid ontwikkelen om meer te kunnen sturen op een evenwichtige huurderssamenstelling in haar complexen. Met het vaststellen van de midterm review wordt verder invulling gegeven aan de belangrijke rol die Woonzorg heeft als landelijke speler op het gebied van ouderenhuisvesting.

De Raad vraagt regelmatig een betere verbinding te leggen tussen strategie en operatie, zodat direct duidelijk wordt wat een besluit bijdraagt aan de strategische doelen. Dit heeft onder andere geleid tot verbeterde investeringsvoorstellen, waarbij in een nieuw format de bijdrage aan de strategische doelstellingen zichtbaar wordt gemaakt. Daarnaast is bij het opstellen van het jaarplan 2021 om die reden gekozen voor een nieuwe werkwijze. De kaders uit de midterm review en de kadernota zijn door de Raad en het Bestuur aan het managementteam meegegeven als basis voor het jaarplan 2021. Het jaarplan 2021 is ‘van onderop’ opgebouwd. Daardoor is er een sterkere koppeling tussen de operationele resultaten en de strategische doelstellingen gemaakt. Deze aanpak heeft er ook toe geleid dat het jaarplan tevens meer is gaan leven binnen de afdelingen en is er expliciet focus op de haalbaarheid van ambities. Met name dat laatste blijft een punt van aandacht: veel hooi op de vork en een hoog ambitieniveau kunnen ten koste gaan van het behalen van resultaten en deadlines. Tegelijkertijd neemt de Raad ook waar dat er ruimte is voor het verder aanscherpen van de maatschappelijke effecten en afgeleid daarvan de (K)PI’s en deliverables in het jaarplan, voor een deel is dit de verbeterslag die volgend jaar gemaakt wordt.

Het aanjagen van de productie blijft een punt van aandacht. De komende jaren neemt de portefeuille, in lijn met de strategische uitgangspunten, toe tot €100 miljoen per jaar, ofwel ca. 550 woningen per jaar. Met de vorming van het acquisitie- en dispositieteam wordt hier expliciet op ingezet. Daarbij wordt ook strak gestuurd op de voorgenomen overige investeringen. Hoewel de realisatiegraad over 2020 met ca. 80% lager uitkomt dan begroot, is er een stijgende lijn waarneembaar ten opzichte van voorgaande jaren. Ook het komend jaar zal de realisatiegraad dichter bij de 100% komen. De realisatiegraad is een punt van aandacht zijn binnen de Raad. De Raad heeft gevraagd om een reserveportefeuille op te bouwen, gezien de vele factoren die belemmerend kunnen zijn op de productie.

De inzet van Woonzorg op het gebied van duurzaamheid is regelmatig besproken in de Raad. Vanuit de behandeling van investeringsvoorstellen voor verduurzaming is vanuit de Raad kritisch getoetst op de bijdrage aan de strategische doelstellingen, maar zijn ook duurzame initiatieven zoals circulair bouwen onder de aandacht gebracht. Daarnaast is dit ook een onderwerp dat bij de bespreking van de voortgang van het jaarplan, waarin duurzaamheidsdoelstellingen zijn opgenomen, wordt meegenomen.

In 2020 zijn diverse onderwerpen rondom het veiligheidsbeleid behandeld in de Raad, waaronder asbest, legionella, brand en sociale veiligheid. Gegeven de kwetsbaarheid van onze huurders worden op sommige gebieden hogere eisen gesteld dan de wet voorschrijft. Dat noemen we veiligheid met een plus. Op verzoek van de Raad is hierover een duidelijk leesbare publieksversie opgesteld, zodat voor onze huurder inzichtelijk is wat Woonzorg doet aan veiligheid.

Andere onderwerpen op het gebied van beleid en uitvoering die aan de orde zijn geweest betroffen onder meer het te voeren huurbeleid, de prestatieafspraken en de ontwikkeling van woonformules.

Stakeholders

Jaarlijks sluiten leden van de Raad aan bij het overleg met het Landelijk Huurders Platform (LHP) en bezoeken raadsleden de jaarvergadering van het LHP en zo mogelijk ook enkele regiovergaderingen. In 2020 is een deel van het LHP bestuur opgevolgd, waaronder de voorzitter en de penningmeester. Daarmee heeft het afgelopen jaar vooral in het teken gestaan van kennismaking, de nieuwe visie van het LHP, het vormgeven van de samenwerking en het wederzijds expliciteren van rollen en verwachtingen. Er is intensief contact geweest tussen de Raad, het Bestuur en het bestuur van het LHP. Met name de voorzitter van de Raad en de huurderscommissarissen hebben hierin een prominente rol gespeeld. De Raad ziet dat het bestuur van het LHP zich enorm inzet voor de professionalisering van de huurdersvertegenwoordiging en de behartiging van het huurdersbelang. Er is veel aandacht geweest voor een aantal complexe dossiers, de samenwerking tussen het Bestuur van Woonzorg en het LHP bestuur en de rol van de RvC en de huurderscommissarissen. De Raad is tevreden met de eerste stappen die de afgelopen periode zijn gezet, maar er zijn nog verschillende dossiers die in gezamenlijkheid tot een goede uitkomst gebracht moeten worden.

In 2019 was de waardering van de zakelijke huurders punt van zorg. De zakelijke huurder gaven ons in tegenstelling tot de bewoners lage cijfers voor de dienstverlening. De Raad heeft daarom aandacht gevraagd voor de vormgeving en beheersing van deze klantprocessen. De organisatie heeft dat opgepakt en de verbinding met de zakelijke huurders verstevigd, onder andere in het programma Woonzorg ’21. In 2020 heeft dit in ieder geval geleid tot een stijging van de beoordeling van een 5,6 naar een 6,5 in 2020.

Ook spreken leden van de Raad twee keer per jaar met de Ondernemingsraad (OR) om, onder andere, zicht te hebben op hoe alle (organisatie)veranderingen worden ervaren en hoe het draagvlak daarvoor is. De voordrachtscommissaris onderhoudt ook separaat contact met de OR. We ervaren een constructief kritische werkrelatie tussen Bestuur en medezeggenschap. Waarbij dit jaar een verdere professionalisering van de OR duidelijk zichtbaar is in de kwaliteit van de gesprekken met het Bestuur.

De Raad heeft in 2020, in afwezigheid van het Bestuur, overleg gevoerd met de Autoriteit Woningcorporaties. De belangrijkste ontwikkelingen bij Woonzorg Nederland in de afgelopen jaren en de plannen voor de komende periode zijn besproken. Daarnaast zijn onder meer de kwaliteit van de governance (de zogenaamde governance check), de voortgang van het in control komen van Woonzorg Nederland en het jaarplan voor 2020 besproken. De Autoriteit Woningcorporaties voerde in aanloop naar dit gesprek ook met verschillende medewerkers van Woonzorg een gesprek over de ontwikkelingen op de voor Woonzorg Nederland relevante thema’s waaronder de portefeuillesturing, de ontwikkelingen in het aardbevingsgebied, digitalisering en het in control komen van Woonzorg Nederland.

Organisatieontwikkeling

Het afgelopen jaar is de organisatieontwikkeling een belangrijk onderwerp van gesprek geweest. De organisatieontwikkeling komt in een nieuwe fase. Waar in de eerste periode de nadruk lag op het ‘op kracht brengen van de organisatie’ en ‘het huis op orde’, verschuift het accent naar het anticiperen op de toekomst. Binnen de Raad is gesproken over de daarbij te hanteren organisatieprincipes en een drietal belangrijke bewegingen in de komende jaren: het werken in multidisciplinaire teams, gericht op activiteiten die onderscheidend zijn en (maatschappelijke) waarde toevoegen en met extra aandacht voor innoveren en ontwikkelen.

Afgeleid hiervan is veel aandacht geweest voor het Programma Woonzorg ’21. Dit is een programma dat inspeelt op de hiervoor genoemde bewegingen. Naast de reguliere rapportage over de voortgang hebben de programmamanagers de Raad uitgebreid meegenomen in de opzet en beoogde resultaten van het programma. Het programma is gericht op het introduceren van een nieuwe, agile werkwijze binnen Woonzorg Nederland die de organisatie moet helpen om de belangrijke knelpunten voor de komende jaren op te lossen. De Raad is blij met de gekozen aanpak waarbij wordt geëxperimenteerd met een nieuwe werkwijze. De Raad heeft daarbij aandacht gevraagd voor het rendement van het programma en het betrekken van de huurders en het LHP bij de verbeteraanpak.

In de Raad is meermaals stilgestaan bij het belang van soft controls en de wens om hier binnen Woonzorg Nederland aandacht aan te besteden. De Raad ondersteunt de inzet van het Bestuur om, naast de harde cijfers in de sturing, ook aspecten van gedrag en cultuur een belangrijke rol te laten spelen. Het sturen op soft controls is in het bijzonder van belang gezien de ambitie van Woonzorg Nederland om zich verder te ontwikkelen naar een ander type organisatie. In de tweede helft van 2020 is hier onderzoek naar gedaan en de Raad is meegenomen in de eerste uitkomsten, die overwegend positief zijn. Begin 2021 is het volledige rapport inclusief aanbevelingen gereed, op basis waarvan de vervolgstappen worden bepaald.

Het professionaliseren en zichtbaar in control komen blijft doorlopend onderwerp van gesprek. De afgelopen jaren is veel werk verzet voor professionalisering van taken en processen bij Woonzorg Nederland. De notitie House of Control laat de verschillende aspecten van de interne beheersing in samenhang zien. Ook uit de gesprekken met onze accountant komt naar voren dat de interne controle binnen Woonzorg goed op orde is. Ook zijn de nodige stappen gezet op het gebied van risicomanagement, dat zijn vruchten heeft afgeworpen. Naast de doorontwikkeling van het interne control framework is tevens ingezet op het risicobewustzijn, ofwel is er gewerkt aan de risicocultuur binnen de afdelingen door middel van gesprekken en workshops.

In lijn met de wens die eerder door de Raad is uitgesproken, is in 2020 een samenhangend framework opgesteld waarin beleid, uitgangspunten en ICT-toepassingen met elkaar in verband zijn gebracht. De Raad is nadrukkelijk betrokken bij het opgestelde ICT-beleidsplan, dat het kader is voor de (door)ontwikkeling van de Woonzorg Informatisering- en automatiseringsorganisatie in de jaren 2021-2025. De digitale visie van Woonzorg is vertaald naar een heldere digitale agenda en een beleidsplan voor de korte en lange(re) termijn. De Raad is enthousiast over de mate waarin de visie geïntegreerd is met de beoogde structuur en de vertaling op afdelingsniveau. Daarmee ontstaat een geslaagde verbinding tussen strategie, ICT en de organisatie, zoals de Raad belangrijk vindt.

Er is het afgelopen jaar regelmatig aandacht geweest voor de beheersbaarheid van de kosten van het dagelijks onderhoud, omdat dat proces onvoldoende op orde leek. Er is ingezet op een tweetal sporen: enerzijds zijn kortetermijnmaatregelen genomen om de kosten adequater te beheersen, anderzijds is het proces van reparatieonderhoud opgenomen binnen het verbeterprogramma Woonzorg ’21. De resultaten daarvan zullen ook bijdragen aan een betere beheersing van dit proces en de uitgaven.

Ook de nieuwe gedrags- en integriteitscode, klachtbehandeling en de geactualiseerde declaratieregeling waren onderwerpen in de Raad. Voorts verleende de Raad goedkeuring voor het aangaan van een fusie met de stichting Sociaal Fonds stichting Woonzorg waarmee invulling is gegeven aan een vereenvoudiging van de groepsstructuur.

In 2020 voerde Ecorys de maatschappelijke visitatie over de periode 2015-2019 uit bij Woonzorg. De uitkomst is positief. Het is mooi te zien dat we met de aanbevelingen uit de vorige visitatie aan de slag zijn gegaan en dat we over de breedte hoger scoren. Zo werkt de visitatie als leer- en verbeterinstrument. De visitatiecommissie constateert dat Woonzorg Nederland de organisatorische en financiële randvoorwaarden op orde heeft gebracht en dat er zichtbaar veel aandacht is besteed aan betaalbaarheid, de ontwikkeling van woonconcepten, de uitbreiding van de portefeuille en het verbeteren van de relaties met belanghebbenden. We beschouwen de goede resultaten als een bevestiging van de route die Woonzorg heeft ingezet en die we verder willen vervolgen. Uiteraard blijft er ook ruimte voor verbetering. De Raad is hierover met Ecorys in gesprek gegaan. De voornaamste aanbeveling rondom het invullen van het stakeholdermanagement, krijgt in 2021 verder invulling met het opstellen van een visie op participatie.

De raad van commissarissen heeft veel waardering voor de voortgang die in 2020 is geboekt en kijkt met vertrouwen uit naar 2021. In dat jaar zal de Raad met name aandacht besteden aan ‘public value’, de uitbreidingsopgave, duurzaamheid en de verdere doorontwikkeling van de organisatie.

Remuneratie

De eerste helft van 2020 stond in het teken van de jaarlijkse beoordeling en de herbenoeming van de Raad van Bestuur. De Raad was unaniem positief over resultaten en de samenwerking tijdens de eerste vierjaarsperiode van het Bestuur. De Raad heeft ook uit de diverse onderdelen van de organisatie met medewerkers gesproken over het functioneren van het Bestuur ten behoeve van het jaargesprek, maar ook vanwege de beoordeling in relatie tot de herbenoeming. In totaal zijn veertien medewerkers door de leden van de benoemings- en remuneratiecommissie geïnterviewd. Er zijn punten van aandacht voor de organisatie genoemd, die overigens bij de Raad bekend waren, maar ook grote waardering voor het Bestuur. De uitkomsten zijn met de Raad en het Bestuur besproken. Tevens is advies gevraagd bij de OR (positief) en bij het LHP (onthouden van advies) over de herbenoeming. De Raad zelf was unaniem en wilde de samenwerking met het Bestuur graag continueren. De Raad heeft vertrouwen dat de verdere ontwikkeling van Woonzorg Nederland bij dit Bestuur in zeer goede handen is. Na de ontvangst van een positieve zienswijze van de Aw heeft de Raad 2 juli het besluit genomen tot herbenoeming van respectievelijk de voorzitter en het lid van de Raad van Bestuur.

Ook was de benoemings- en remuneratiecommissie betrokken bij de selectie van de nieuwe bestuurssecretaris. Overige onderwerpen die de benoemings- en remuneratiecommissie heeft voorbereid voor behandeling in de Raad waren het voorstel bezoldiging Bestuur en RvC, het proces van (her)benoemingen RvC 2021, het declaratiereglement en de fiscale positie van de commissarissen. Voor de bespreking van deze onderwerpen in de Raad hebben drie aparte momenten, voorafgaand aan de vergaderingen van de RvC, plaatsgevonden.

De Raad vindt “good governance” van groot belang. In dat kader heeft de Raad het afgelopen jaar een nieuwe toezichtsvisie vastgesteld. Gegeven de snel veranderende omgeving is dit een levend document dat jaarlijks wordt geëvalueerd en, waar nodig, bijgesteld. In de toezichtsvisie zijn onder meer de belangrijkste onderwerpen voor de Raad benoemd, waaronder de vertaling van strategie naar operatie (en andersom), aandacht voor ambitie versus realistische planning, soft controls en visie op I&A.

De Raad hield in het voorjaar de jaarlijkse zelfevaluatie. Dit jaar zonder externe begeleiding. De leden zijn positief over de ontwikkeling van de Raad. De leden vullen elkaar goed aan vanuit de eigen expertise en waarderen de onderlinge samenwerking en die met het Bestuur. De Raad vervult naast haar rol als toezichthouder en werkgever ook een goede klankbordrol. De Raad is van mening dat er, gezien de historie, nog veel accent ligt op de interne organisatie, het zogenaamde huis op orde. Daarbij wordt opgemerkt dat er nu een volgende fase aanbreekt waarin de Raad zich kan richten op het maatschappelijk rendement, innovatie en organisatieontwikkeling. De Raad wil een meer proactieve benadering kiezen, minder op de detail/operatie zitten en sturen op de strategische agenda, externe netwerken (stakeholdersbeleid) en meer tijd nemen voor relevante ontwikkelingen in de buitenwereld. Daarnaast is er veel aandacht geweest voor de interne controle en de bijbehorende rapportages en in dat kader wil de Raad graag zicht houden op de werking van de soft controls binnen Woonzorg. Tenslotte wil de Raad meer sturen op de uitwerking van de vastgestelde I&A-visie, die zeer belangrijk is voor de toekomst maar nog te veel uit het (toe)zicht was. De genoemde verbeterpunten zijn besproken met het Bestuur.

De Raad hecht eraan een deel van de permanente educatie gezamenlijk vorm te geven om te leren van een ander en van elkaar. In 2020 stond dit in het teken van scenarioplanning. Sprekers van binnen en buiten de sector hebben de Raad meegenomen in de (on)mogelijkheden van scenarioplanning, scenarioplanning bij verschillende type bedrijven en ervaringen vanuit een grote collega corporatie uit Eindhoven.